Personvernerklæring vital few as

Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Vital Few AS ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen. 

Vår kontaktinformasjon er:
Vital Few AS
Forretningsadresse: Ringstabekkveien 13b, 1358 Jar
Org.nr.: 915 617 689
E-postadresse: esben@vitalfew.no

Vi tar personvernet ditt på alvor og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

  • Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige. 
  • Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
  • Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det. 
  • Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig. 
  • Du har også rett til å trekke samtykket ditt tilbake når som helst.

Hvis du ikke er fornøyd med behandlingen av dataene dine kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si ifra direkte til oss først så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.

Hvem vi behandler personopplysninger om?

Vi behandler personopplysninger om:

  • Kunder 
  • Potensielle kunder
  • Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
  • Besøkende på nettsiden

Hvordan vi samler inn personopplysninger?

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre et samarbeid/handel kan vi trenge en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine, og vi behandler ikke særlige kategorier personopplysninger utover det som gjelder i et vanlig ansettelsesforhold.

Vi forbeholder oss retten til å behandle personopplysninger når du:

  • kjøper våre produkter/tjenester
  • kontakter oss via telefon, SMS, nettsiden vår, e-post eller sosiale medier
  • melder deg på nyhetsbrev
  • melder deg på arrangementer i vår regi
  • svarer på en spørreundersøkelse 
  • bruker nettsiden vår

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

  1. Ditt samtykke 
  2. En avtale vi har inngått 
  3. En rettslig forpliktelse vi har 
  4. En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. For å overholde dette har vi årlige GDPR-revisjoner der vi formelt vurderer og går gjennom personvernarbeidet vårt. Hensikten er å endre, oppdatere og om nødvendig slette personopplysninger. Generelt vil vi ikke behandle personopplysninger lenger enn 2 år. Vi vil imidlertid beholde data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter.

Personopplysningene dine blir bare lagret så lenge vi har et formål og et lovlig grunnlag:

  • Inntil du trekker samtykket ditt tilbake (f.eks. relatert til markedsføring via e-post og SMS)
  • Så lenge vi har en avtaleforpliktelse, og eventuelt i samsvar med regnskaps- og bokføringsregler (f.eks. relatert til salg)
  • Så lenge vi har en rettslig forpliktelse og i samsvar med gjeldende lover og regler (f.eks. relatert til ansettelse)
  • Så lenge vi har en berettiget interesse eller til du ber oss om ikke å behandle personopplysningene dine på en slik måte (f.eks. relatert til markedsføring til eksisterende kunder)

Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine. Vi vil oppfylle pliktene våre etter relevante lovverk. Merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Vi har også rutiner for å sikre at personopplysninger blir slettet fra alle relevante systemer når vi ikke lenger har et formål og/eller et rettslig grunnlag for å fortsette å behandle dem.

Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du gir oss visittkortet ditt eller henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss. Vi bruker et CRM- (Customer Relationship Management) og/eller et kundestøttesystem for å behandle personopplysninger om potensielle og eksisterende kunder.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 2 år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du kjøper våre produkter og tjenester

Når du kjøper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk. 

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kjøp, for ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15. 

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du melder deg på nyhetsbrev

Vi sender ut nyhetsbrev på e-post med informasjon om nye artikler, blogginnlegg, rabatter, tilbud, gratis maler, sjekklister og lignende. Nyhetsbrevene inneholder av og til informasjon om våre produkter og tjenester. Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og IP-adresse. 

Formålet er å kunne informere om relevante nyheter og tilbud, samt å yte god kundeservice til potensielle og eksisterende kunder. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke. Det er frivillig å abonnere på nyhetsbrevene og du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake (melde deg av) ved å klikke på «avmeld» nederst i en av e-postene.

Leverandøren vi bruker til å sende ut nyhetsbrev har integrert analyse som viser at abonnenter åpner og eventuelt klikker på lenker i nyhetsbrevene. Denne funksjonaliteten er integrert i systemet og kan ikke deaktiveres. Hvis du ikke vil at dataene dine skal analyseres på denne måten, bør du ikke bli abonnent. Dataene bruker vi til å analysere resultatene av nyhetsbrevene og for å skreddersy innholdet til våre abonnenter. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester. Dataene oppbevares så lenge du abonnerer og de slettes så ved vår neste GDPR-revisjon.

Du melder deg på et arrangement

Når du deltar på gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops eller å oppfylle avtale om bestilt arrangement. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke eller b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Vi kan også bruke personopplysningene dine til å sende deg en forespørsel om evaluering av arrangementet du deltok på, og ev. invitere deg til andre lignende arrangementer. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og tilby deg god kundeoppfølging.

Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil 2 år etter arrangementet, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.

Du svarer på en spørreundersøkelse

Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er a) samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil 2 år etter at du svarte på undersøkelsen.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Du bruker nettsiden vår

Når du bruker nettsiden vår, behandler vi personopplysninger i tråd med vår cookieerklæring. https://vitalfew.no/hvordan-vital-few-bruker-informasjonskapsler-cookies/ Formålet er administrere nettsiden vår, promotere bedriften og svare på henvendelser fra besøkende. Det rettslige grunnlaget for cookies som lagrer eller behandler opplysninger som faller inn under ekomloven § 2-7b, er samtykke gjennom en forhåndsinnstilling i nettleseren din, i tråd med Nkoms anbefalinger som beskrevet her (mai 2020).

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

  • Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, regnskap, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)
  • Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
  • Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
  • Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte.

Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel være EUs standardkontrakter. Dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du ta kontakt med oss.

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, SSL-kryptering av nettside, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og to-faktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte. 

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 01.10.2020

Endringslogg: Dette er versjon 2.0

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

Vi har tilpasset personvernerklæringen vår med en mal fra Bedre Bedrift AS, men de er ikke juridisk ansvarlig for innholdet. Hvis du har behov for hjelp til å utarbeide personvernerklæringer kan du starte her.

Legg inn en kommentar

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.

%d bloggere liker dette: